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倒計(jì)時(shí)40天，各位參展商準(zhǔn)備好了嗎？
2019-10-25
作者：admin距離12月2日的第五屆齊魯火鍋節(jié)開(kāi)幕的日子僅僅剩下40天了！作為參展商的你，做好展前準(zhǔn)備工作，才能夠在展會(huì)上取得最佳效果！
你的展前準(zhǔn)備工作進(jìn)行的怎么樣了？今天，小編為大家準(zhǔn)備這篇文章，為您簡(jiǎn)要介紹一下您需要做的展前準(zhǔn)備工作。
一：發(fā)送邀請(qǐng)函給你的客戶(hù)
提前與重要的客戶(hù)預(yù)約好見(jiàn)面時(shí)間，加強(qiáng)彼此之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，這也是展會(huì)的準(zhǔn)備工作之一，告訴客人展位號(hào)，展會(huì)時(shí)間，這一步十分重要，附上新產(chǎn)品信息以及展位裝修圖就更好不過(guò)了。因?yàn)檎桂^很大，客人一下就轉(zhuǎn)暈了，所以明確的展位號(hào)和展位裝修圖可以幫助客戶(hù)更容易的找到你的展位。如果能把你的老客戶(hù)都約到你的展位上，只要你有新產(chǎn)品，基本上有新訂單是很容易的事情。
對(duì)于那些在你們這里訂單量不是很大的客戶(hù)，最好的方法就是多介紹品種給他做，這樣訂單量也就自然上去了。
許多參展商將邀請(qǐng)買(mǎi)家這一重要環(huán)節(jié)，過(guò)分寄希望于主辦方，其實(shí)有這種想法是非常錯(cuò)誤的，參展企業(yè)在宣傳和邀請(qǐng)買(mǎi)家參加展會(huì)并預(yù)約見(jiàn)面的過(guò)程，對(duì)企業(yè)本身就是一種宣傳，畢竟能夠參加展會(huì)，就足以說(shuō)明企業(yè)實(shí)力。
二：展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)搭建
展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的搭建，對(duì)于前期的準(zhǔn)備工作至關(guān)重要。50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，展臺(tái)的裝修設(shè)計(jì)也直接決定了觀展商對(duì)企業(yè)的第一印象，裝修簡(jiǎn)潔大方就好，顏色和產(chǎn)品要有對(duì)比度。
展臺(tái)的搭建工作的需要注意如下細(xì)節(jié)：
1、根據(jù)設(shè)計(jì)圖考慮在展場(chǎng)中的效果；
2、監(jiān)督防火材料的使用，杜絕安全防患；
3、成本控制，實(shí)行一攬子合同；
4、在布展前，最好先去工廠看看，對(duì)將要展示的材料和工藝有一個(gè)預(yù)先的監(jiān)管和了解；
5、監(jiān)督展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的搭建進(jìn)度。叮囑搭建公司做好預(yù)案，特別要求其排出工期，細(xì)化到每一小時(shí)做什么，嚴(yán)格細(xì)致的時(shí)間表，才是保證現(xiàn)場(chǎng)搭建在兩天半緊張有序完成的基礎(chǔ)。
搭建示例圖
三：展品的安排和布置
展臺(tái)搭建設(shè)計(jì)好之后，參展商應(yīng)慎重考慮要在展會(huì)上展出什么產(chǎn)品，以什么形式展出？外形、尺寸等都需要考慮進(jìn)去。考慮好展出哪些產(chǎn)品，就要事先準(zhǔn)備好展品。
展臺(tái)布置除了使展品突出，能吸引目標(biāo)觀眾，更重要的是將展品的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)傳達(dá)給目標(biāo)觀眾。同時(shí)展臺(tái)布置要使參觀者有一種受歡迎的感覺(jué)，而不能是一種被拒絕、隔絕的感覺(jué)。展臺(tái)布置一定需要用心、有創(chuàng)新。最好能夠遵從以下幾點(diǎn)：
1. 將產(chǎn)品分類(lèi)，統(tǒng)一設(shè)計(jì)布局，造出聲勢(shì)
集體展出尤其應(yīng)當(dāng)考慮按產(chǎn)品類(lèi)別統(tǒng)一設(shè)計(jì)、布局、布置，建立整體形象。同時(shí)因?yàn)椴煌漠a(chǎn)品有不同的客戶(hù)，產(chǎn)品分類(lèi)也有助于產(chǎn)品推銷(xiāo)和貿(mào)易洽談。如果是既對(duì)公眾開(kāi)放又對(duì)商人開(kāi)放的展覽會(huì)，在有條件的情況下，應(yīng)分別安排商業(yè)展示區(qū)和公眾展示區(qū)。
2.從參觀者角度構(gòu)思、安排、布置，而不是從參展企業(yè)即采購(gòu)商的角度布置產(chǎn)品
參展企業(yè)希望為采購(gòu)商留下什么印象，采購(gòu)商希望知道有關(guān)產(chǎn)品的哪些問(wèn)題等等。了解興趣有助于設(shè)計(jì)人員布置出吸引目標(biāo)觀眾的效果，有助于產(chǎn)品的參展成交。
3.突出重點(diǎn)展品
在一個(gè)展臺(tái)里可以展示很多展品。但是對(duì)于展出者和參觀者，有些展品更重要些，一般是新產(chǎn)品或成交額大的產(chǎn)品。設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)展臺(tái)時(shí)要了解這一點(diǎn)，在設(shè)計(jì)和布置時(shí)反映出來(lái)，給予適當(dāng)?shù)奈恢煤兔娣e。越重要的展品應(yīng)該越突出。在有些情況下，整個(gè)展臺(tái)布局是圍繞一件突出的展品。
4.顯示展品特性
找出可以吸引目標(biāo)觀眾的展品特性，不同的展品特性需要用不同的布置手法方能顯示最佳效果。有些產(chǎn)品需要掛在展板上，有些需要放在地面上，有些需要玻璃柜；整個(gè)展臺(tái)，有些從一面看效果好，有些從四周看效果好；有些需要近處看，有些需要遠(yuǎn)處看。使用何種布置手法在設(shè)計(jì)時(shí)就應(yīng)予以考慮。
5.留有空間，不要堆積
將很多展品放的很近會(huì)大大降低影響力，降低吸引目標(biāo)觀眾注意的可能性，降低目標(biāo)觀眾對(duì)這些產(chǎn)品的記憶深度。解決辦法可以是選擇少數(shù)有代表性的樣品布置，留出充足的空間，其他產(chǎn)品通過(guò)資料介紹。
6.綜合使用各種手法，全面反映展品情況
展臺(tái)布置以展品為主，但是要充分利用圖片、說(shuō)明、模型、聲像設(shè)備等加強(qiáng)效果，全面展示展品特征、特性及有關(guān)情況。比如展示火鍋食材，可以考慮安排現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物品嘗，用地圖和照片反映產(chǎn)地；用圖表表示不同的品種、等級(jí)的產(chǎn)量及市場(chǎng)；用樣品和照片反映各種最終產(chǎn)品和包裝等等。通過(guò)這些布置手法，采購(gòu)商就可以全面了解展品情況。
四：做好產(chǎn)品介紹手冊(cè)，最好有紙質(zhì)和電子兩個(gè)版本
資料的編排不求多花哨，簡(jiǎn)潔大氣，具有國(guó)際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設(shè)計(jì)上，突出一兩個(gè)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)，那就更好了。這些可與設(shè)計(jì)師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶(hù)的第一印象。參加一個(gè)大型的火鍋專(zhuān)業(yè)展覽會(huì)，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個(gè)企業(yè)的綜合素質(zhì)。另外，一定要準(zhǔn)備充足的名片。
產(chǎn)品介紹手冊(cè)一定要做紙質(zhì)版本和電子版本兩種。紙質(zhì)版本編排不求多花哨，簡(jiǎn)潔大氣，具有國(guó)際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設(shè)計(jì)上，突出一兩個(gè)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)，那就更好了。然后大量復(fù)印單張產(chǎn)品信息紙張版本，根據(jù)客戶(hù)喜歡的不同產(chǎn)品，選擇性贈(zèng)送給客戶(hù)。
展位上配置好平板電腦，方便展示產(chǎn)品手冊(cè)的電子版本，記得留下可以下載的二維碼，方便可以觀閱電子版本后有需要可以進(jìn)行下載。若是客戶(hù)有大量產(chǎn)品購(gòu)買(mǎi)意向，可以進(jìn)行電子表格填寫(xiě)，參展商回去整理資料也方便，避免丟失。若是客戶(hù)對(duì)于貨源有急切需要，甚至可以做到展會(huì)這邊登記電子信息，參展商的辦公地接收到訂單消息后立馬安排發(fā)貨，做到“現(xiàn)場(chǎng)淘寶”的功能效果。
五：展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)人員的安排
1、現(xiàn)場(chǎng)接待：外形要好，性格外向主動(dòng)，他們主要是負(fù)責(zé)接待到達(dá)展位的客戶(hù)，講解和解答，這些工作人員的數(shù)量可能要多一些，可根據(jù)展位的大小和布局：有幾面口、幾個(gè)接待臺(tái)、幾個(gè)重點(diǎn)展示的產(chǎn)品來(lái)確定人數(shù)，對(duì)這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)，另外特別注意的是，各負(fù)責(zé)各的一片區(qū)域，不能有客人來(lái)詢(xún)問(wèn)，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現(xiàn)場(chǎng)比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
2、現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)：這個(gè)人應(yīng)是經(jīng)理一級(jí)，他主要管理所有"現(xiàn)場(chǎng)接待"，解決"現(xiàn)場(chǎng)接待"所不能應(yīng)付的問(wèn)題，這個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)能力要強(qiáng)，重要的是專(zhuān)業(yè)知識(shí)一定精深。
3、級(jí)別較高的公司領(lǐng)導(dǎo)：因?yàn)椋F(xiàn)場(chǎng)會(huì)有重要客戶(hù)應(yīng)約來(lái)訪，來(lái)的都是客，特別到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，自然不如家里條件好，因此接待的級(jí)別通過(guò)接待的人來(lái)提高，給客戶(hù)愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級(jí)的，應(yīng)赴會(huì)接待一下。
4、跑腿型人員：現(xiàn)場(chǎng)難免會(huì)有一些體力活，雜活，突發(fā)事情，比如臨時(shí)買(mǎi)個(gè)膠帶或工具、搬搬資料，忙的時(shí)候，頂一把。總歸要有兩三個(gè)腿腳靈活、眼明手快，對(duì)展館地形熟悉的人搞定這些細(xì)碎工作。
5、總后勤：這個(gè)人負(fù)責(zé)搞定赴展會(huì)所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，花銷(xiāo)自然不會(huì)小，物品自然要貴一些，展會(huì)上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開(kāi)心。總后勤可能需要一兩個(gè)幫手，視參會(huì)工作人員的數(shù)量來(lái)定，比較重點(diǎn)的工作是飲用水和中餐。
特別說(shuō)明一點(diǎn)，根據(jù)展位的大小，安排相應(yīng)的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個(gè)身兼數(shù)職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會(huì)前的動(dòng)員會(huì)是一定要開(kāi)的，確定職責(zé)，分工明確，確保參展的數(shù)天內(nèi)工作緊張有序。
